Prosedur Legalisir Dokumen di Departemen Luar Negeri (DepLu)

Setelah sebelumnya saya menulis mengenai prosedur legalisir dokumen di Kemenkumham, sekarang saya akan menuliskan prosedur legalisir dokumen di Departemen Luar Negeri (Deplu). Berikut, saya coba rincikan kelengkapan dokumen dan prosedur yang harus dilalui untuk melegalisir dokumen di Deplu.

Dirjen Protokol dan Konsuler – Departemen Luar Negeri

Loket Layanan Publik – Departemen Luar Negeri

Alamat            : Jl. Pejambon No. 6, Jakarta

Lokasi             : Naik Trans Jakarta koridor 2, turun di Halte Deplu. Masuk melalui gerbang terdekat dari halte Trans Jakarta. Jalan terus ke arah Stasiun Gambir sampai bertemu tulisan Loket Layanan Publik.

Dokumen yang dibawa:

• Map berwarna KUNING
• Dokumen yang ingin dilegalisir
• Fotocopy KTP
• Materai 6,000

Cara                :

Meja Form

1. Masuk tanpa perlu mengambil nomor antrian.
2. Langsung menuju meja yang bertuliskan Form Permohonan Legalisir yang bebas diambil untuk kemudian diisi. Jika form tersebut habis, Anda bisa memintanya langsung kepada petugas yang berada di loket.
3. Setelah form lengkap diisi, datangi petugas lalu serahkan dokumen beserta form isian yang telah Anda siapkan.
4. Bayar di loket tersebut biaya sebesar IDR 10,000 / dokumen, lalu kemudian kita akan diberikan bukti pembayaran yang akan kita tunjukkan saat mengambil kembali dokumen.
5. Anda bisa mengambil kembali dokumen Anda keesokan harinya di loket yang sama sambil menunjukkan bukti pembayaran Anda.

Prosedur yang harus dilalui di Deplu relatif lebih cepat dan murah bila dibandingkan dengan prosedur yang harus dilalui untuk melegalisir dokumen di Kemenkumham.

Ini adalah contoh SKCK yang telah dilegalisir oleh Kemenkumham & Deplu.

Semoga berhasil 🙂

Being a woman and a dreamer

I’m going to turn 25 this year. They say, it’s a silver age. My friends start sending me wedding invitation, even some of them starts bringing their children to our reunion party, and then… here I am, just about to start my master study this year while at the same time I’m having a serious relationship with a man.

I will start my master course this September in Belgium, while he is currently taking his PhD in mathematics in Australia. It’s going to be a northern & southern hemisphere long distance relationship now. Previously we had 3 – 4 hours time difference between Jakarta and Canberra, and now if we are lucky, we are going to have 8 hours and we are going to go through 10 hours difference for 6 months.

Everyone starts asking: ‘So how’s your relationship with him going to be?’

Today I met one of Mas H’s friend, let’s call her Ms. N. She’s just about the same age as us. She’s currently working in a good place (like almost every fresh economic graduates’ dream). She just came back after visiting her boyfriend. Her boyfriend asked her if she wants to move with him so that they can stay in the same country and have no more LDR – for you who never have LDR, yes it sucks! – Then she told her boyfriend that she is not ready yet, not now and please give her another two years at least.

I call it: injury time.

Mas H had ever asked me the same before. After he moved to Australia, he asked me whether I want to reunite with him the soonest. At that time, I asked him the same, to give me an injury time. It doesn’t mean that I don’t love him or I have doubt on him or our relationship – if I may tell, he’s the man for me – but for now, I want to think what do I really want in my life? (of course, other than just be with him).

During job interviews that I had, if they asked me about what I am going to be in the next five years, I always said: it depends on how my career goes and whether or not I get a scholarship. If my career goes well, I want to have an international career. But if I get a scholarship (and I only one specific major), I really want to be a researcher. Once, they had ever asked what is my dream job: sexy researcher (hahaha… you may laugh on it).

It has been three years now since I got my first job interview and I may say: I had my career. I worked in an international company and I handled two countries only in my one and a half year career. And now, here I am… Got an offering from the university and major that I’ve been dreaming for so long.

Some girls may grow up with dream of being a devoted housewife, a bright and caring mother, a career woman, a business woman, a lawyer, a doctor, a socialite, a fashion designer, and many others.

Some girls grow up and still feel confidence about what they are going to be.

Some girls are forced to let their dreams go by unwanted conditions as they grow up.

While some other girls, like me, have more time to think: what do we really want to be in life?

And thank God, He sends me Mas H who says, “Just go. I don’t want you to have any regrets in life, especially when this life is our lives. I ain’t go anywhere… And we both know, in the end we are going to be together. No matter how hard the road may take, no matter how long it may take, and no matter how far you are from me. I want to be your partner who will dream and work together with you to make it becomes true.”

God, how lucky I am, to be a woman and (still) be a dreamer with wonderful man besides me. Please keep him safe for me…

Prosedur Legalisir Dokumen di Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham)

Saat pertama kali diberi tahu pihak kedutaan bahwa ada beberapa dokumen yang harus dilegalisasi oleh Kemenkumham, lalu Departemen Luar Negeri (Deplu), saya langsung lemas. Saya pikir, akan butuh berapa lama ini untuk menyelesaikan legalisasi dokumen-dokumen ini…

Ada beberapa dokumen yang biasanya diminta oleh pihak kedutaan untuk dilegalisasi terlebih dahulu di Kemenkumham dan Departemen Luar Negeri sebelum bisa dilegalisasi di kedutaan, diantaranya adalah: SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian), Akte Lahir / Salinan Lengkap Akte Lahir, ijazah, transkrip nilai, dan lain sebagainya. Kebetulan, puji Tuhan sekali universitas yang akan menjadi tempat sekolah saya nanti ternyata tidak membutuhkan ijazah dan transkrip nilai yang telah dilegalisir oleh pihak kedutaan, sehingga untuk kasus saya, saya hanya perlu melegalisir SKCK asli.

Banyak kejadian yang masih membuat saya miris selama proses legalisasi dokumen ini. Mulai dari petugas yang tidak ada di tempat selama jam bekerja, jam buka & jam istirahat yang molor-molor, saya dipanggilkan calo padahal saya bertanya di loket Kemenkumham, lalu dari pas di bagian depan sewaktu mengambil nomor pun sudah ‘ditakut-takuti’ oleh satpam bahwa proses legalisasi akan memakan waktu yang lama, apa saya tidak mau pakai calo saja.

Karena niat dan tekad sudah bulat untuk mengurus surat-surat sendiri karena saya toh tidak sedang terburu-buru, akhirnya saya coba jalani semua prosesnya. Puji Tuhan, hari ini (27 Agustus 2013) dokumen saya telah selesai di legalisir oleh Departemen Luar Negeri sehingga besok bisa saya setorkan ke kedutaan Belgia.

Nah, berikut kurang lebih proses yang harus ditempuh untuk legalisasi dokumen di Kementerian Hukum dan HAM adalah sebagai berikut…

Dirjen AHU (Administrasi Hukum Umum) – Kementrian Hukum dan HAM

Alamat            : Jl. H.R. Rasuna Said Kav 6-7 Kuningan
Jakarta Selatan 12490

Lokasi             : Naik Trans Jakarta koridor 6, turun di GOR Sumantri (depan Pasar Festival. Jalan lurus ke dalam sampai mentok, belok kiri. Gedung AHU terletak di bagian paling belakang dengan gedung yang menghadap ke belakang dan terdapat tangga-tangga di bagian pintu masuk.

Dokumen yang perlu dibawa:

• Map (warna apa saja)
• SKCK asli (atau dokumen lain yang Anda ingin legalisir)
• Fotocopy SKCK (untuk arsip mereka)
• Fotocopy KTP
• Materai 6,000

Saya membaca ada beberapa pengalaman orang lain bahwa ada yang diminta memakai map dengan warna tertentu atau membeli di koperasi, namun pada saat saya ke sana tidak ada peraturan seperti itu sehingga Anda bisa membawa map dan materai sendiri. Jumlah materai yang diminta akan tergantung dengan jumlah dokumen yang ingin Anda legalisir.

Anda akan diberikan formulir isian saat berada di loket.

Cara                :

1. Ambil nomor antrian untuk legalisir. Biasanya kode diawali dengan huruf H dan Anda akan dilayani di loket 11.
2. Saat nomor Anda dipanggil, serahkan dokumen yang telah Anda siapkan di atas.
3. Petugas akan mengecek apakah yang menandatangani dokumen Anda (asli atau sudah disahkan oleh notaris) dan penerjemah tersumpah (sworn translator) – untuk yang memiliki dokumen yang telah diterjemahkan, sudah terdaftar di sistem mereka dan apakah mereka sudah memiliki spesimen tanda tangan mereka. Jika SKCK yang Anda buat berasal dari Mabes POLRI, otomatis tanda tangannya sudah dikenal oleh sistem sehingga tidak perlu lagi Anda legalisasi di notaris.
4. Setelah dicek, petugas akan memberikan Anda formulir isian mengenai: nama, alamat, negara tujuan, jenis dokumen yang ingin dilegalisir. Lalu, petugas akan memberikan Anda tanda terima tiga rangkap; satu untuk dibayarkan ke bank, dua untuk dibawa saat Anda ingin mengambil dokumen kembali.
5. Kembali ke depan untuk mengambil nomor antrian, lalu ambil slip setoran uang dan isi sesuai contoh yang telah disediakan.
6. Counter bank berada persis di seberang loket legalisasi dokumen. Jumlah biaya yang harus Anda setorkan sebesar IDR 25,000 (untuk biaya legalisasi) + IDR 5,000 (retribusi ke Pemda).
7. Setelah Anda selesai membayar, tanpa perlu mengambil nomor antrian lagi, Anda bisa langsung kembali ke loket awal untuk memberikan bukti pembayaran, lalu selesai. Tanyakan kapan Anda bisa mengambil dokumen Anda kembali. Biasanya dokumen Anda sudah bisa diambil kembali setelah 2 – 3 hari kerja.
8. Saat kembali, ambil kembali nomor antrian untuk prosedur yang sama (legalisasi dokumen), tunggu sampai nomor Anda dipanggil dan kemudian Anda tinggal menyerahkan bukti pembayaran dan dokumen Anda telah telagalisir. Jangan lupa untuk memeriksa kembali dokumen Anda sebelum meninggalkan loket.

Sekarang, saya akan coba menjelaskan apa itu spesimen tanda tangan. Spesimen tanda tangan adalah tanda tangan di atas kop surat penerjemah (atau notaris) dengan mencantumkan nama, tanda tangan, stempel penerjemah / notaris, dan fotocopy SK Gubernur penerjemah. Spesimen tanda tangan ini akan diminta jika penerjemah, notaris, atau pihak berwenang yang menandatangani dokumen Anda belum terdaftar di sistem Kemenkumham. Ribet? Tentu 🙂 Tapi untung saja saya tidak harus melewati proses ini.

Tujuan saya mendokumentasi kan ini supaya jelas dokumen-dokumen apa saja yang Anda perlukan untuk melegalisir dokumen di Kemenkumham dan bagaimana prosedurnya. Anda bisa melakukannya sendiri jika memang sedang tidak terburu-buru. Saat itu, saya ditawarkan calo jika ingin dibantu diurus biayanya sebesar IDR 100,000 / dokumen. Dan saya pernah ditawarkan IDR 150,000 / dokumen sudah termasuk terjemahan, legalisir Kemenkumham, legalisir Deplu. Menurut rekomendasi seorang teman orang tersebut cukup handal untuk membantu Anda mengurus. Jika mungkin ada yang membutuhkan, saya share informasi yang bersangkutan di sini (saya sendiri belum mencoba menggunakan jasa beliau).

Penerjemah Al Hadi
Jl. Datok Tonggara no. 8 RT 006 / RW 011
Kramat Jati, Jakarta Timur 13510
Telp: (021) 8094661
Lokasi di belakang gedung PLN Kramat Jati
Lama pengerjaan: 7 – 10

In the end, semoga bermanfaat 🙂

Prosedur Pembuatan SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)

Disclaimer: Tulisan ini berdasarkan pengalaman pribadi saya saat mengurus pembuatan SKCK pada tanggal 13 Agustus 2013 di Kelurahan Tamansari & Kantor Kepolisian Resor Jakarta Barat. Kondisi mungkin berbeda di kelurahan dan kantor kepolisian lain.

Saya ingin merangkum prosedur yang harus saya lalui untuk membuat SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) karena saya sendiri mengalami kesulitan waktu mencari informasi di internet, jadi siapa tahu bisa bermanfaat bagi yang sedang membutuhkan 🙂

Hal yang harus diingat dalam pembuatan SKCK:

1. SKCK hanya berlaku untuk jangka waktu 3 bulan sejak diterbitkan
2. Satu SKCK hanya bisa digunakan untuk satu keperluan. Artinya jika dipakai untuk mendaftar sekolah, tidak bisa digunakan lagi untuk mengurus visa.
3. Polsek tidak dapat menerbitkan SKCK untuk keperluan urusan antarnegara (misalkan pembuatan visa), melamar / melengkapi aplikasi PNS / CPNS.
4. Proses pembuatan SKCK di tingkat Polres / Polsek harus sesuai dengan alamat tinggal yang tertera di KTP Anda

Prosedur Pembuatan SKCK

SKCK dapat diterbitkan oleh Polsek (Kepolisian Sektor), Polres (Kepolisian Resor), dan Polda (Kepolisian Daerah). Namun, sebelum bisa mengurusnya di kantor kepolisian, harus terlebih dahulu minta surat pengantar dari RT & RW. Prosedurnya kurang lebih seperti ini:

• Surat pengantar dari RT, RW: meminta pengantar dari RT / RW untuk membuat surat pengantar pembuatan SKCK di kelurahan
• Surat pengantar dari kelurahan:
  Untuk membuat surat pengantar dari kelurahan, Anda akan membutuhkan surat pengantar dari RT/RW, 1 (satu) fotocopy KTP, 1 (satu) fotocopy KK. Seharusnya pembuatan surat pengantar ini tidak membutuhkan biaya dan berdasarkan pengalaman saya prosesnya dapat ditunggu. Tidak sampai 10 menit, surat pengantar dari kelurahan ini sudah bisa Anda gunakan. Surat pengantar dari kelurahan ini bisa langsung Anda gunakan untuk membuat SKCK di Polsek atau Polres.
• Karena saya membutuhkan SKCK untuk proses pengurusan visa studi, dari kelurahan, saya langsung ke Polres Jakarta Barat (Jl. Letjen S. Parman No. 31, Jakarta Barat 11410). SKCK yang diterbitkan oleh Polres Jakarta Barat sudah dalam dua bahasa (bahasa Indonesia dan bahasa Inggris). Proses membuat SKCK di Polres Jakarta Barat pun tidak lama. Tidak sampai 10 menit, SKCK sudah tersedia.
• Jika SKCK yang Anda miliki harus dilegalisir oleh Depkumham, maka setelah dari Polres/Polda, Anda harus melanjutkan untuk membuat SKCK ke Mabes POLRI (Markas Besar Kepolisian Republik Indonesia). Mabes POLRI bertempat di Jalan Trunojoyo no. 3, Jakarta Selatan.

Prosedur Pembuatan SKCK di Polres Jakarta

Waktu operasi           : 08.00 – 15.00
Waktu istirahat          : 12.00 – 13.00
Waktu proses             : ± 10 menit

Loket Pembuatan SKCK – Sebelah kiri adalah loket tempat mengambil & mengembalikan formulir isian sementara ruang di sebelah kanan adalah ruang sidik jari.

Polres Jakarta Barat sudah menyediakan tempat khusus untuk pembuatan SKCK. Untuk membuat SKCK di Polres, Anda akan membutuhkan dokumen berikut:

1. Surat pengantar dari kelurahan
2. 1 (satu) fotocopy KTP
3. 1 (satu) fotocopy KK
4. 5 (lima) foto berwarna dengan latar merah berukuran 4×6
5. Biaya administrasi sebesar Rp 10,000.00 yang akan Anda bayarkan di loket dan Rp. 10,000.00 untuk pembuatan sidik jari.

Syarat-Syarat dan Prosedur Pembuatan SKCK yang Terpampang di Depan Loket SKCK

Saat Anda datang, di loket yang tersedia, Anda harus meminta formulir. Anda akan diberikan dua formulir isian cukup panjang mengenai data diri, riwayat pendidikan, riwayat catatan kasus, dan ciri-ciri fisik Anda. Selain itu, Anda juga harus masuk ke ruang sidik jari untuk meminta form untuk sidik jari. Jadi secara total ada 3 formulir yang harus Anda isi di tempat.

Setelah mengisi formulir, Anda harus membuat cap sidik jari terlebih dahulu untuk kemudian dirumuskan sidik jari Anda. Di ruang sidik jari, Anda akan diminta memberikan satu foto berwarna Anda & biaya administrasi sebesar Rp. 10,000.00.

Selesai dari pembuatan sidik jari, Anda akan diberikan kartu rumus sidik jari yang akan Anda bawa ke loket awal beserta sisa berkas Anda lainnya (termasuk 4 foto berwarna berukuran 4×6). Setelah dokumen Anda berikan, Anda harus menunggu 5-10 menit, lalu Anda akan dipanggil dan Anda bisa langsung mengambil SKCK Anda serta membayar biaya administrasi sebesar Rp. 10,000.00.

Contoh SKCK yang Diterbitkan oleh Polres Jakarta Barat

Proses Pembuatan SKCK di Mabes POLRI

Waktu operasi           : 08.00 – 15.00
Waktu istirahat         : 12.00 – 13.00
Waktu proses            : ± 30 menit

Tidak semua keperluan memerlukan SKCK yang diterbitkan oleh Mabes POLRI. Kadang untuk beberapa urusan, SKCK yang diterbitkan oleh Polsek / Polres / Polda sudah cukup. Salah satu alasan mengapa Anda membutuhkan SKCK dari Mabes POLRI adalah jika untuk mengurus visa Anda diminta untuk melegalisir dokumen ASLI SKCK di Departemen Hukum & HAM lalu kemudian Departemen Luar Negeri, maka secara otomatis, tanda tangan yang digunakan di SKCK yang diterbitkan oleh Mabes POLRI sudah terdaftar di Depkumham sehingga Anda tidak perlu melegalisir kembali ke notaris. Ada beberapa kasus di mana beberapa negara di Eropa biasanya tidak mengakui tanda tangan notaris, sehingga dibutuhkan tanda tangan sah dari lembaga yang mengeluarkan dokumen tersebut.

Penerbitan SKCK, Surat Ketarangan Jalan (SKJ), Surat Izin Kepemilikan Senjata Api / Bahan Peledak, Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) akan ddilayani oleh BAINTELKAM.

Dokumen yang perlu Anda siapkan untuk membuat SKCK di Mabes POLRI antara lain:

1. SKCK yang diterbitkan oleh Polres / Polda. Ingat! SKCK yang diterbitkan oleh Polsek tidak dapat digunakan untuk penerbitan SKCK di Mabes POLRI.
2. 1 (satu) fotocopy KTP
3. 1 (satu) fotocopy KK
4. 1 (satu) fotocopy Akte Lahir
5. 1 (satu) fotocopy Passport
6. 4 (empat) lembar foto berwarna dengan latar belakang merah berukuran 4×6
7. Biaya administrasi Rp. 10,000.00

Saat ingin menerbitkan SKCK dari Mabes Polri, Anda akan diminta untuk mengisi form isian yang sama persis seperti yang telah Anda isi di Polres. Namun bedanya, kali ini tidak perlu mengisi formulir untuk sidik jari. Setelah lengkap, berkas Anda masukkan di loket dan SKCK dapat Anda ambil di loket yang sama.

Besarnya biaya yang harus Anda bayarkan ini sudah terpampang jelas di loket tempat Anda meminta dan menyerahkan formulir isian. Jadi, Anda bisa turut mengurangi pungutan-pungutan liar jika memang ada.

Semoga bermanfaat.