Prosedur Legalisir Dokumen di Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham)

Saat pertama kali diberi tahu pihak kedutaan bahwa ada beberapa dokumen yang harus dilegalisasi oleh Kemenkumham, lalu Departemen Luar Negeri (Deplu), saya langsung lemas. Saya pikir, akan butuh berapa lama ini untuk menyelesaikan legalisasi dokumen-dokumen ini…

Ada beberapa dokumen yang biasanya diminta oleh pihak kedutaan untuk dilegalisasi terlebih dahulu di Kemenkumham dan Departemen Luar Negeri sebelum bisa dilegalisasi di kedutaan, diantaranya adalah: SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian), Akte Lahir / Salinan Lengkap Akte Lahir, ijazah, transkrip nilai, dan lain sebagainya. Kebetulan, puji Tuhan sekali universitas yang akan menjadi tempat sekolah saya nanti ternyata tidak membutuhkan ijazah dan transkrip nilai yang telah dilegalisir oleh pihak kedutaan, sehingga untuk kasus saya, saya hanya perlu melegalisir SKCK asli.

Banyak kejadian yang masih membuat saya miris selama proses legalisasi dokumen ini. Mulai dari petugas yang tidak ada di tempat selama jam bekerja, jam buka & jam istirahat yang molor-molor, saya dipanggilkan calo padahal saya bertanya di loket Kemenkumham, lalu dari pas di bagian depan sewaktu mengambil nomor pun sudah ‘ditakut-takuti’ oleh satpam bahwa proses legalisasi akan memakan waktu yang lama, apa saya tidak mau pakai calo saja.

Karena niat dan tekad sudah bulat untuk mengurus surat-surat sendiri karena saya toh tidak sedang terburu-buru, akhirnya saya coba jalani semua prosesnya. Puji Tuhan, hari ini (27 Agustus 2013) dokumen saya telah selesai di legalisir oleh Departemen Luar Negeri sehingga besok bisa saya setorkan ke kedutaan Belgia.

Nah, berikut kurang lebih proses yang harus ditempuh untuk legalisasi dokumen di Kementerian Hukum dan HAM adalah sebagai berikut…

Dirjen AHU (Administrasi Hukum Umum) – Kementrian Hukum dan HAM

Alamat            : Jl. H.R. Rasuna Said Kav 6-7 Kuningan
Jakarta Selatan 12490

Lokasi             : Naik Trans Jakarta koridor 6, turun di GOR Sumantri (depan Pasar Festival. Jalan lurus ke dalam sampai mentok, belok kiri. Gedung AHU terletak di bagian paling belakang dengan gedung yang menghadap ke belakang dan terdapat tangga-tangga di bagian pintu masuk.

Dokumen yang perlu dibawa:

  • Map (warna apa saja)
  • SKCK asli (atau dokumen lain yang Anda ingin legalisir)
  • Fotocopy SKCK (untuk arsip mereka)
  • Fotocopy KTP
  • Materai 6,000

Saya membaca ada beberapa pengalaman orang lain bahwa ada yang diminta memakai map dengan warna tertentu atau membeli di koperasi, namun pada saat saya ke sana tidak ada peraturan seperti itu sehingga Anda bisa membawa map dan materai sendiri. Jumlah materai yang diminta akan tergantung dengan jumlah dokumen yang ingin Anda legalisir.

Anda akan diberikan formulir isian saat berada di loket.

Cara                :

  1. Ambil nomor antrian untuk legalisir. Biasanya kode diawali dengan huruf H dan Anda akan dilayani di loket 11.
  2. Saat nomor Anda dipanggil, serahkan dokumen yang telah Anda siapkan di atas.
  3. Petugas akan mengecek apakah yang menandatangani dokumen Anda (asli atau sudah disahkan oleh notaris) dan penerjemah tersumpah (sworn translator) – untuk yang memiliki dokumen yang telah diterjemahkan, sudah terdaftar di sistem mereka dan apakah mereka sudah memiliki spesimen tanda tangan mereka. Jika SKCK yang Anda buat berasal dari Mabes POLRI, otomatis tanda tangannya sudah dikenal oleh sistem sehingga tidak perlu lagi Anda legalisasi di notaris.
  4. Setelah dicek, petugas akan memberikan Anda formulir isian mengenai: nama, alamat, negara tujuan, jenis dokumen yang ingin dilegalisir. Lalu, petugas akan memberikan Anda tanda terima tiga rangkap; satu untuk dibayarkan ke bank, dua untuk dibawa saat Anda ingin mengambil dokumen kembali.
  5. Kembali ke depan untuk mengambil nomor antrian, lalu ambil slip setoran uang dan isi sesuai contoh yang telah disediakan.
  6. Counter bank berada persis di seberang loket legalisasi dokumen. Jumlah biaya yang harus Anda setorkan sebesar IDR 25,000 (untuk biaya legalisasi) + IDR 5,000 (retribusi ke Pemda).
  7. Setelah Anda selesai membayar, tanpa perlu mengambil nomor antrian lagi, Anda bisa langsung kembali ke loket awal untuk memberikan bukti pembayaran, lalu selesai. Tanyakan kapan Anda bisa mengambil dokumen Anda kembali. Biasanya dokumen Anda sudah bisa diambil kembali setelah 2 – 3 hari kerja.
  8. Saat kembali, ambil kembali nomor antrian untuk prosedur yang sama (legalisasi dokumen), tunggu sampai nomor Anda dipanggil dan kemudian Anda tinggal menyerahkan bukti pembayaran dan dokumen Anda telah telagalisir. Jangan lupa untuk memeriksa kembali dokumen Anda sebelum meninggalkan loket.

Sekarang, saya akan coba menjelaskan apa itu spesimen tanda tangan. Spesimen tanda tangan adalah tanda tangan di atas kop surat penerjemah (atau notaris) dengan mencantumkan nama, tanda tangan, stempel penerjemah / notaris, dan fotocopy SK Gubernur penerjemah. Spesimen tanda tangan ini akan diminta jika penerjemah, notaris, atau pihak berwenang yang menandatangani dokumen Anda belum terdaftar di sistem Kemenkumham. Ribet? Tentu🙂 Tapi untung saja saya tidak harus melewati proses ini.

Tujuan saya mendokumentasi kan ini supaya jelas dokumen-dokumen apa saja yang Anda perlukan untuk melegalisir dokumen di Kemenkumham dan bagaimana prosedurnya. Anda bisa melakukannya sendiri jika memang sedang tidak terburu-buru. Saat itu, saya ditawarkan calo jika ingin dibantu diurus biayanya sebesar IDR 100,000 / dokumen. Dan saya pernah ditawarkan IDR 150,000 / dokumen sudah termasuk terjemahan, legalisir Kemenkumham, legalisir Deplu. Menurut rekomendasi seorang teman orang tersebut cukup handal untuk membantu Anda mengurus. Jika mungkin ada yang membutuhkan, saya share informasi yang bersangkutan di sini (saya sendiri belum mencoba menggunakan jasa beliau).

Penerjemah Al Hadi
Jl. Datok Tonggara no. 8 RT 006 / RW 011
Kramat Jati, Jakarta Timur 13510
Telp: (021) 8094661
Lokasi di belakang gedung PLN Kramat Jati
Lama pengerjaan: 7 – 10

In the end, semoga bermanfaat🙂

23 thoughts on “Prosedur Legalisir Dokumen di Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham)

  1. mas..kalo pake calo buat legalisir aja bisa selesai berapa lama ya.. ? saya ikut aiesec dan dapet project di portugal untuk enam minggu.kedutaan ga mau ngasih visa schengen.dengan alasan saya kesana untuk mengajar..harus apply visa nasional type E.padahal saya juga ingin ke negara lain.
    ini waktunya udah mepet banget karena saya harus sampe portugal 15 feb..
    makasi mas

    • Saya kurang tahu jika menggunakan jasa calo karena saat itu saya mengurus sendiri tanpa calo. Memang kalau datang ke negara eropa selain untuk wisata tidak bisa mendapatkan schengen. Karena saya datang ke belgia juga khusus visa student. Bisa saja apply untuk visa schengennya nanti setelah sampai di Portugal. Good luck.

  2. Mas, saat ini saya juga mau mengurus beasiswa ke belgia, apa SKCK itu wajib untuk semua beasiswa? karena dari kampus tidak disebutkan soal SKCK sama sekali.. Mohon informasinya, terimakasih sebelumnya mas..

  3. Mas, saya mau tanya:
    1. Kalau untuk melegalisir akte kelahiran, setelah melakukan pembaharuan akte kelahiran (asli dan tanpa terjemahan), apakah butuh tanda tangan lebih lanjut dari notaris/penerjemah (jika di akte kelahiran tersebut telah ditandatangani oleh pejabat catatan sipil yang bersangkutan)?
    2. Untuk legalisir akte kelahiran, setelah legalisir di Kemenkumham, apakah perlu di legalisir di departemen yang lain?

    Terima kasih atas bantuan dan waktu yang di berikan🙂

    Have a nice day.

    • Hi,

      Untuk urusan legalisir sebaiknya ditanyakan langsung ke pihak kedutaan atau catatan sipil tempat di mana pernikahan akan dicatatkan. Karena setiap negara mungkin memiliki aturan yang berbeda. Seperti yang saya jelaskan bahwa pengalaman saya ini saya tuliskan untuk keperluan mengurus visa studi di Belgia. Saya juga bukan calo, pegawai pemerintah, atau pegawai di kedutaan yang mengerti detil untuk setiap proses. Namun biasanya, dokumen itu yang hendak dibawa ke ranah hukum international baru memiliki kekuatan hukum setelah ditandatangani oleh departemen luar negeri. Untuk bisa dilegalisir oleh departemen luar negeri, harus disahkan oleh kemenkumham apa yang harus dilakukan untuk bisa disahkan dikemenkumham ini yang harus ditanyakan detail ke kemenkumham karena mgkn untuk kebutuhan berbeda butuh syarat yang berbeda pula.

      Dan untuk akte kelahiran ada 2 jenis yang saya tahu dari pengalaman mengurus kemarin, yaitu: kutipan akte kelahiran (yang umum kita miliki) dan salinan lengkap akte kelahiran. Seperti pemerintah kota-kota di belgia biasanya akan meminta salinan lengkap akte kelahiran.

      Maaf saya tidak menjawab dengan detail pertanyaan Anda karena bukan kapasitas saya. Terima kasih.

  4. mas, mau nanya, kalau ijazah itu apakah fotocopy atau asli yang dilegalisir? kalau asli apakah harganya sama? apakah perlu jasa notaris? pihak sponsor ( pemberi kerja) di qatar. katanya butuh original dokumen yang sudah dilegalasasi oleh kedutaan. tapi kemarin saya hanya kasih fotocopy dan terjemahan bahasa asing, apakah itu sudah cukup? dan nanti pas dikedutaan apakah perlu memperlihatkan dokumen asli ?

  5. Halo Mas…. tks berat info info nya….sangat bermanfaat…Saya akan ngurus legalisir anak saya. Pertanyaan Anak tdk ikut bisa kan ? tks much.

  6. Hallo, ada yang tahu nomor telepon notaris yang berada di kantor kemenkumham mohon informasinya, sebab susah mencari notaris yang murah dan diakui oleh kemenkumham mohon informasinya, Terima kasih

  7. Selamat malam mas..saya mau nanya nih, saya berencana mau legalisir buku nikah saya di kementrian hukum dan ham tapi berhubung saya sedang hamil dan tinggal di luar jakarta terpaksa lah saya harus diwakilkan oleh supir kesananya..yang saya mau tanya mengenai formulir permohonan legalisasi itu bagaimana ya nanti diisinya?apa itu bisa di isi dan di ttd oleh supir saya disana atau harus di tandatangani oleh saya saja?mohon infonya ya
    Thx

  8. Hi mbak, untuk legalisir akte lahir di KemenkumHAM apakah bisa menggunakan fotocopy kutipan kedua yang sdh dilegalisir dukcapil (bkn akte aslinya)? terima kasih sblmnya

  9. terima kasih kakak. blog ini sangat bermanfaat menghindarkan saya dari kejahatan calo. saya besok baru mau urus legalisir SKCK. insyaAllah september ini mau melanjutkan studi di Eropa. Semoga tulisan ini dihitung sebagai amal ibadah🙂

  10. halo, apa kabar? saya mau tanya, saya perlu legalisir ijazah dan raport saya ke 3 kementrian, yg perlu sy legalisir itu cuma ijazah dan raport saja, kira” berapa lama ya prosesnya? saya translate surat” di luar negri, apakah tidak jadi masalah?

  11. Tulisan anda sangat membantu.
    terima kasih.

    Sayangnya saya baru baca, tapi pagi saya baru mengurus ke kemenhumham, calo masih ada dan selalu stand by di dalam ruangan.

    Kalau informasi dari petugas disana memang sepertinya sengaja tidak dikasih penjelasan yg jelas (ada kesan supaya orang bingung kalau urus sendiri kemudian pilih pakai jalur calo).

    Saya mengalami 2x ke sana krn penjelasan yg diberikan tidak komplit.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s